Bestandsaufnahme: Welche Daten liegen wo?
Notieren Sie, welche Daten Sie erheben, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage, wer Zugriff hat und wo sie gespeichert sind. Diese Übersicht ist die Grundlage des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten — und meist der Moment, in dem auffällt, wie viele Kopien in Tabellen, Chatverläufen und Ordnern existieren. Werden Vertrag, Kontakt und Abrechnung in einer Stallverwaltungs-Software geführt, reduziert sich die Zahl der Speicherorte deutlich.
- Einstellerdaten: Kontakt, Vertrag, Bankverbindung
- Notfallkontakte und hinterlegte Tierarztpraxis
- Beschäftigtendaten inklusive Arbeitszeiten
- Zahlungs- und Mahnhistorie
- Dokumente und Fotos mit Personenbezug
Zugriff über Rollen begrenzen
Nicht jede Aushilfe braucht Bankverbindungen, und kein Einsteller braucht die Daten anderer Einsteller. Rollenrechte sind die wirksamste Datenschutzmaßnahme im Betrieb, weil sie im Alltag automatisch greifen statt an Disziplin zu hängen.
Dienstleister und Hosting
Für Software, Buchhaltung und Zahlungsdienstleister brauchen Sie eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung sowie Klarheit über Serverstandort und Unterauftragnehmer. Fragen Sie diese Angaben aktiv ab und legen Sie sie zu Ihren Unterlagen.
Betroffenenrechte und Löschung
Einsteller können Auskunft, Berichtigung und Löschung verlangen. Definieren Sie vorab, wer solche Anfragen bearbeitet, in welcher Frist und wie belegt wird, dass gelöscht wurde. Ein einfaches Löschkonzept mit Fristen je Datenart genügt für die meisten Betriebe.