Was in eine vollständige Pferdeakte gehört
Beginnen Sie mit eindeutigen Stammdaten: Name, Lebensnummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Rasse, Eigentum, Haltung und zuständige Kontakte. Ergänzen Sie Gesundheitsinformationen, Dokumente und den chronologischen Verlauf. So entsteht eine Arbeitsgrundlage statt eines digitalen Archivs.
- Identität und Pferdepassdaten
- Eigentümer, Einsteller und Notfallkontakte
- Impfungen, Behandlungen, Medikamente und Befunde
- Gewicht, Maße, Fütterungsbesonderheiten und Unverträglichkeiten
- Hufschmied-, Tierarzt- und Trainingshistorie
Aktualität braucht Zuständigkeit
Legen Sie fest, wer welche Information einträgt und prüft. Das Stallteam dokumentiert Beobachtungen und erledigte Maßnahmen, fachliche Diagnosen kommen von der behandelnden Praxis, Änderungen durch Einsteller werden nachvollziehbar bestätigt. Veraltete Parallelzettel sollten nach der Umstellung entfallen.
Zugriffsrechte nach Aufgaben vergeben
Nicht jede Person benötigt die gesamte Akte. Mitarbeitende brauchen die für Versorgung und Sicherheit relevanten Angaben; Einsteller sehen ihr Pferd; externe Fachpersonen erhalten nur gezielt freigegebene Informationen. Prüfen Sie diese Rechte bei jedem Rollenwechsel.
Checkliste für den laufenden Betrieb
- Jedes Pferd ist über eine eindeutige Kennung auffindbar.
- Änderungen tragen Datum und verantwortliche Person.
- Dokumente sind dem richtigen Vorgang zugeordnet.
- Wichtige Hinweise sind im Arbeitsablauf sichtbar, nicht nur im Anhang.
- Ausgeschiedene Pferde bleiben revisionssicher archiviert.