Was die Excel-Lösung wirklich kostet
Wer mit Excel abrechnet, zahlt mit Zeit. Bei 40 Einstellern und durchschnittlich 6 Minuten pro Rechnung sind das 4 Stunden pro Monat — nur fürs Erzeugen und Versenden. Dazu kommen: Adresse falsch übertragen, Zusatzleistungen vergessen, SEPA-Datei manuell aus einem zweiten Tool, Mahnwesen im Kopf, am Ende ein PDF-Ordner für die Steuerberatung.
Der eigentliche Engpass sind nicht die Rechnungen, sondern die Quellen der Daten: Wer hat im Mai eine Beritt-Einheit dazu bekommen? Wer ist zwischen Box und Paddock-Box gewechselt? Welche Hufschmied-Termine waren Pflicht und werden umgelegt? Wenn diese Daten in einer App liegen, wird Abrechnung zu einem Klick.
Voraussetzung: saubere Stammdaten
- Vollständige Einsteller-Adresse inklusive SEPA-Mandat
- Pension pro Pferd (mit Variante: Einzelbox, Paddock, Offenstall)
- Zusatzleistungen als Bausteine (Beritt, Mistung, Solarium, Halle-Sonderzeiten)
- Steuersatz korrekt hinterlegt (Pensionsleistung ist im DE meist 19 %, gewerbliche Reitanlage ggf. anders)
Der saubere Abrechnungs-Lauf in 4 Schritten
1. Periode festlegen. Üblich ist Vormonat: Abrechnung am 1. für den abgelaufenen Monat. Vorteil: alle Zusatzleistungen liegen vor.
2. Vorschau prüfen. Ein guter Workflow zeigt jede Rechnung als Vorschau, bevor sie verschickt wird — inklusive Hinweis auf Anomalien (Pferd in der Mitte ausgezogen, neuer Einsteller).
3. Versand + SEPA in einem Schritt. Rechnungen werden in der App bereitgestellt (PDF zum Download), die SEPA-Datei wird im XML-Format für Ihre Bank exportiert.
4. Mahnstufen automatisch hochzählen. Wer nach 14 Tagen nicht bezahlt hat, bekommt automatisch Stufe 1, dann Stufe 2 mit Gebühr, dann Übergabe an Inkasso. Das passiert ohne tägliche manuelle Prüfung.
Was Sie für die Buchhaltung brauchen
- Monatsbericht als PDF mit Summen pro Steuersatz
- CSV-Export für DATEV oder die Buchhaltung Ihres Steuerberaters
- Rechnungsnummern fortlaufend und lückenlos (gesetzliche Pflicht)
- Druckansicht jeder Rechnung — auch nachträglich abrufbar
Häufige Stolpersteine
- Einsteller hat zur Monatsmitte gewechselt. Pro-rata-Berechnung muss automatisch greifen, sonst rechnen Sie immer manuell nach.
- Beritt-Einheiten werden vergessen. Wenn die Trainerin die Einheiten direkt am Pferd erfasst, taucht das automatisch auf der nächsten Rechnung auf.
- Mahnstufen verlieren sich. Wenn Sie Mahnungen per Word + Excel führen, vergisst sich Stufe 2 garantiert.