Vor der ersten Mahnung prüfen
Stellen Sie sicher, dass Rechnung, Fälligkeit und Zahlungseingang korrekt sind. Prüfen Sie unklare Verwendungszwecke, Teilzahlungen, Gutschriften und dokumentierte Einwände. Ein interner Zuordnungsfehler darf nicht zur Mahnung werden.
Mahnstufen einheitlich definieren
Legen Sie betriebsintern fest, wann ein freundlicher Hinweis, eine formelle Mahnung und eine letzte Frist folgen. Inhalt und mögliche Gebühren müssen zu Ihren Verträgen und den geltenden Vorgaben passen.
- Rechnungsnummer, Betrag und ursprüngliche Fälligkeit
- Datum und Inhalt jeder Kontaktstufe
- Neue, eindeutig bezeichnete Zahlungsfrist
- Vereinbarte Raten oder zugesagte Zahlungstermine
- Verantwortliche Person und nächster Prüftermin
Kundenbeziehung und Konsequenz verbinden
Eine frühe sachliche Ansprache ist meist besser als langes Abwarten. Sondervereinbarungen sollten schriftlich dokumentiert und zeitlich klar begrenzt sein. Behandeln Sie vergleichbare Fälle nach derselben betrieblichen Linie.
Wann externe Beratung nötig ist
Bei bestrittenen Forderungen, Kündigungen, wiederholtem Verzug oder bevor Sie weitere rechtliche Schritte einleiten, sollten Sie den Einzelfall fachlich prüfen lassen. Ihre interne Dokumentation liefert dafür die notwendige Grundlage.