Was an Excel-Schichtplänen scheitert
Ein Schichtplan im PDF, der per WhatsApp verteilt wird, ist eine Momentaufnahme. Sobald jemand absagt, sobald ein Tier krank wird, sobald ein Reiterhof-Wochenende ansteht, gerät der Plan aus dem Tritt — und das Team sucht in drei verschiedenen Chats, was jetzt eigentlich gilt.
Die Lösung ist nicht der schönere Plan, sondern ein System mit einer Quelle der Wahrheit: Wer kommt wann? Wer hat schon zugesagt? Wer hat Vertretung angeboten? Alle in derselben Ansicht.
Schichtvorlagen statt manueller Pläne
- Vorlage „Wochenend-Frühschicht": Sa+So 6:30–10:00, eine Stallhilfe + eine Pflegerin.
- Vorlage „Werktag Spätdienst": Mo–Fr 16:00–19:00, eine Person, mit Aufgabenliste.
- Vorlage „Wechselhalle Service": alle 14 Tage, Reinigung und Bahnpflege.
Aus Vorlagen wird der Wochenplan automatisch generiert. Das Team sieht direkt seine eigenen Schichten, kann tauschen oder absagen — und die Inhaberin sieht, ob alles besetzt ist, ohne herumtelefonieren zu müssen.
Stechuhr per QR: ohne Terminal, ohne App-Zwang
Eine klassische Stechuhr am Eingang ist teuer und meistens leer. Im Pensionsbetrieb funktioniert das besser über einen QR-Code, der im Stübchen hängt: Wer kommt, scannt einmal — Schichtbeginn wird festgehalten, beim Gehen erneut scannen. Vorteil: Funktioniert auf jedem Handy, ohne Installation.
- Schichtzeiten exakt erfasst — wichtig für Mindestlohn-Dokumentation.
- Krankheitsmeldungen direkt in derselben App, mit Foto vom AU-Schein.
- Monatsende: Stundenkonto pro Mitarbeiter, fertig für die Lohnabrechnung.
Vertretungen ohne WhatsApp-Suche
Wenn jemand absagt, geht die Anfrage automatisch an alle qualifizierten Vertretungen. Wer zuerst zusagt, übernimmt — die anderen bekommen Bescheid. Diskussion fällt weg, weil das System die Zuweisung dokumentiert.